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Checkliste: Diese Unterlagen brauchst du für die Gründung

mkhartwig3
27. Juli
3 Min. Lesezeit

Gut vorbereitet in die Selbstständigkeit starten

Die Entscheidung zur Gründung ist gefallen – doch bevor du richtig loslegen kannst, stehen einige formale Schritte an. Damit du nichts vergisst und mit einem sicheren Gefühl durchstarten kannst, haben wir für dich eine praktische Checkliste zusammengestellt: Welche Unterlagen brauchst du für die Gründung? Welche Dokumente werden bei Behörden, Banken oder Geschäftspartner:innen erwartet?

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Ob Freiberufler:in, Gewerbetreibende:r oder Gründer:in einer Kapitalgesellschaft – dieser Beitrag gibt dir einen Überblick über die wichtigsten Unterlagen für einen reibungslosen Start.

1. Gründungsidee und Geschäftsmodell

Auch wenn das (noch) kein offizielles Dokument ist: Deine Idee sollte schriftlich ausformuliert sein. Du musst sie überzeugend darstellen können – vor dir selbst und gegenüber Dritten.

Empfehlung:

Kurze Beschreibung deiner Geschäftsidee
Zielgruppe und Nutzenversprechen
Überblick über Angebot und Marktumfeld

2. Businessplan (optional, aber sinnvoll)

Nicht verpflichtend – aber dringend zu empfehlen: Ein Businessplan hilft dir, dein Vorhaben zu strukturieren und zu prüfen. Bei Finanzierungsanfragen ist er oft Voraussetzung.

Inhalte eines Businessplans:

Executive Summary
Produkt/Dienstleistung
Markt- und Wettbewerbsanalyse
Zielgruppe
Marketing- und Vertriebsstrategie
Finanzplanung (Umsatz, Kosten, Rentabilität)
Meilensteine & Zeitplan

3. Finanzierungsunterlagen

Wenn du Kapital von einer Bank, Förderstelle oder Investor:innen brauchst, solltest du folgende Unterlagen griffbereit haben:

Erforderlich sind häufig:

Finanzierungsplan
Kapitalbedarfs- und Liquiditätsplanung
ggf. Sicherheiten-Nachweise
Lebenslauf & Qualifikationen
Businessplan

Tipp: Je genauer du vorbereitet bist, desto besser deine Verhandlungsposition.

4. Gewerbeanmeldung oder steuerliche Erfassung

Je nach Tätigkeit unterscheidet sich der erste formale Schritt:

Gewerbetreibende: Anmeldung beim Gewerbeamt deiner Stadt/Gemeinde
Freiberufler:innen: Direktes Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt

Dafür brauchst du meist:

gültiger Personalausweis
ggf. Mietvertrag (für Geschäftsadresse)
Beschreibung der Tätigkeit
ggf. Genehmigungen oder Nachweise (z. B. Meisterbrief, Handelsregisterauszug)

5. Steuernummer & Umsatzsteuer-ID

Nach der Anmeldung beim Finanzamt erhältst du eine Steuernummer – diese brauchst du z. B. für Rechnungen. Wenn du innerhalb der EU geschäftlich tätig bist, solltest du zusätzlich eine USt-ID beantragen.

Wichtig:

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online ausfüllen (z. B. via ELSTER)
Voraussichtliche Einnahmen, Kleinunternehmerregelung etc. angeben

6. Handelsregistereintrag (bei Kapitalgesellschaften oder bestimmten Firmenformen)

Gründest du eine GmbH, UG oder OHG, ist ein Eintrag ins Handelsregister Pflicht.

Erforderlich sind:

Gesellschaftsvertrag
notarielle Beurkundung
Anmeldung durch den/die Notar:in
Eröffnungsbilanz und Stammkapitalnachweis (z. B. Kontoauszug)

7. Versicherungen & Absicherung

Je nach Tätigkeit brauchst du bestimmte Versicherungen:

Beispiele:

Betriebshaftpflichtversicherung
Berufshaftpflicht (z. B. für beratende Berufe)
Krankenversicherung (Pflicht!)
Rentenversicherung (bei bestimmten Berufsgruppen verpflichtend)
ggf. freiwillige Arbeitslosenversicherung

8. Bankkonto & Buchhaltung

Für die geschäftliche Trennung deiner Finanzen ist ein Firmenkonto sinnvoll (bei Kapitalgesellschaften sogar Pflicht). Auch ein geeignetes Buchhaltungssystem sollte frühzeitig eingerichtet werden.

Du brauchst:

gültige Anmeldung (Gewerbe/Finanzamt)
ggf. Handelsregisterauszug
Identitätsnachweis
Startkapitalnachweis (bei GmbH/UG)

9. Verträge & rechtliche Grundlagen

Schon zu Beginn solltest du alle wichtigen Rahmenbedingungen schriftlich festhalten:

Checkliste:

Gesellschaftsvertrag (bei mehreren Gründer:innen)
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
Impressum & Datenschutzerklärung (für Website)
Miet- oder Leasingverträge
Arbeitsverträge (falls du Personal beschäftigst)
Marken- oder Patentanmeldung (falls nötig)

Fazit: Gründung braucht Planung – und die richtigen Dokumente

Die Gründung eines Unternehmens ist nicht kompliziert – wenn man gut vorbereitet ist. Mit der richtigen Checkliste, etwas Geduld und einem strukturierten Vorgehen meisterst du die ersten Schritte souverän.